Фискальный накопитель – это электронное устройство, которое сохраняет информацию о кассовых операциях. Он имеет ограниченный объем памяти и настроен только на запись данных — стирание или внесение правок в его систему категорически запрещено. Регулярные кассовые операции приводят к тому, что со временем память ФН переполняется. Стандартный кассовый накопитель, рассчитанный на срок использования 15 месяцев и может записать до 180 000 чеков. Этого объема достаточно, если количество клиентов за день не превышает 460. Если ваш бизнес предполагает более частые продажи, будьте готовы к преждевременной замене ФН.
Онлайн-касса заранее предупредит кассира о заполнении памяти фискального наполнителя. В уведомлении будет указан точный процент заполнения — это поможет рассчитать, сколько еще осталось работать на данном устройстве. Проверить память ФН можно по номерам, которые указаны в документах ОСГ. Как только накопитель прекратит свою работу, будет остановлена онлайн-касса и соответственно ваши продажи.
Когда проводится замена фискального накопителя?
Замена ФН необходима в следующих ситуациях:
- Окончание срока службы ФН. Узнать о времени работы устройства можно в его паспорте, который выдается при покупке. Фискальный накопитель в зависимости от тарифа функционирует ограниченный срок: от 13 до 36 месяцев. Также срок эксплуатации ФН сообщается компанией, которая регистрировала онлайн-кассу.
- Переполнено хранилище ФН. Память накопителя ограничена, ее размер зависит от модели и типа устройства. При частых фискальных операциях хранилище может заполнится еще до окончания срока службы накопителя. В таком случае нужно провести внеплановую замену оборудования.
- Изменение в данных владельца (ИНН). При открытии нового юридического лица (новой фирмы), если вы желаете продолжить работать на прежней онлайн-кассе, нужно провести замену накопителя.
- Ввели ошибочные данные при регистрации онлайн-кассы. Внимательно проверяйте введенную информацию при самостоятельной регистрации ККТ. В случае ошибки придется приобрести новый фискальный накопитель и заново оформлять онлайн-кассу.
- Брак. Если ваш фискальный накопитель имеет заводской брак, напишите обращение производителю с требованием провести проверку и сохранить данные, которые зафиксированы на нерабочем накопителе.
- Поломка. Фискальный накопитель можно случайно сломать, раздавить и т.д. В таком случае он не подлежит ремонту и требует полной замены.
Обязательные действия при смене кассового накопителя
Перед заказом услуги по замене фискального накопителя &ndash проверьте, что ваша интернет-касса стоит на учете ФНС. Проверить это можно на сайте nalog.ru или в ЛК ФНС. Если срок действия накопителя истек, а по кассе долгое время не проводились операции, ее могут автоматически снять с учета.
Если онлайн-касса переходит к другому владельцу, фискальный аппарат и накопитель меняется в обязательном порядке. Запрещено передавать устройство новому собственнику без процедуры перерегистрации. Предыдущему владельцу необходимо закрыть фискальный накопитель, сделать отчеты в налоговую службу и уже потом подать заявление о перерегистрации. Новый собственник должен оформить онлайн-кассу на свои реквизиты.
Инструкция по замене фискального накопителя
Независимо от производителя кассового аппарата оформление и замена ФН будет одинаковой:
- Приобретение ФН. Цена зависит от срока действия и памяти устройства.
- Деактивация хранилища прошлого ФН. Если устройство сломалось, попросите специалистов перенести данные с его памяти на новый накопитель. Согласно п.2 ст.5 Ф3-54 вы обязаны сохранять старое устройство 5 лет с момента последней операции.
- Замена фискального накопителя. Можно сделать самостоятоятельно или обратиться за услугой у специалистам. Стоимость замены фискального накопителя подразумевает в себе составление договора ОФД и перерегистрацию ККТ с закрытием ФН.
- Активация ФН. Чек, содержащий информацию об изменениях в параметрах регистрации, нужно сохранить, а его данные передать в Налоговую.
- Перерегистрация ККТ в ФНС. Нужно составить заявления и передать его в Налоговую загрузив в личный кабинет налогоплательщика или в индивиадуальный профиль на сайте ОФД
Если во время перерегистрации не было допущено ошибок, через время с Налоговой придет уведомление об оформлении новой электронной карточки ККТ. Замена фискального накопителя будет успешно завершена после подтверждения получения карточки в личном кабинете.
Ошибки и поломки
Владельцы онлайн-ККТ периодически сталкиваются с поломками устройств. У одних предпринимателей устройство работает положенный срок, а у других возникают трудности уже через несколько недель использования. Аппарат самостоятельно уведомляет об ошибке, выбивая ее название. К примеру, код 235 сообщает об окончании срока эксплуатации ФН — это может быть причиной ошибки при отправке отчетов. В случае серьезной поломки устройство показывает критическую ошибку, уведомляя о срочной замене ФН. Сделать это можно самостоятельно, но лучше привлечь специалистов, чтобы избежать неполадок в будущем. В стоимость работы будет входить не только установка нового кассового накопителя, но и регистрация его в ФНС. Цена услуги полностью оправдана.
Работа с просроченным ФН
При несвоевременной замене фискального накопителя на предпринимателя накладывается штраф по условиям КоАП РФ ч.2. с. 14.5. Сумма взыскания зависит от вида оформленной предпринимательской деятельности. Владельцам ИП грозит штраф в размере 25-50% суммы расчета, но не менее 10 000 руб. Юридические лица обязаны выплатить не менее 30 000 руб.
За повторное нарушение грозит штраф в размере 1 млн руб. и запрет на деятельность до 3 месяцев. Также взыскание накладывается при использовании онлайн-кассы без перерегистрации. За такое нарушение ИП обязаны выплатить 1 500 – 3 000 руб., а юридическое лицо 5 000 – 10 000 руб. Чтобы избежать штрафов не игнорируйте уведомления ФН и своевременно заказывайте услугу по его замене.
